【业务员管理软件】 你的邮件中心够高效吗?-翼发云

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【业务员管理软件】 你的邮件中心够高效吗?-翼发云

来源:业务员管理软件

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    如果你同一天被一个箱子绊倒无数次,那么表明你需要进行一次整理,以使一切井井有条。这方面的专家, Kwik File Inc.公司的销售副总裁Todd Nelson注意到,有许多人对于一些生活细节没有意识或不知如何利用。比如,“计算机使得我们用纸越来越多,而不是更少。我们用纸觉得自在,不愿放弃。”


    除了信件之外,邮件中心正在处理着其它比过去更多的工作。这要求自动化程度越来越高,同时也意味着要做越来越多的工作,要用越来越多的设备,拥有越来越少的空间和时间。因此,效率变得至关重要。


    Nelson认为,发挥最大的效率是邮件中心的四大目标之一。其它三个目标是:及时准确投递邮件、降低人工成本和最佳地使用空间。


顺畅的工作流程


    通过将邮件中心的功能进行排序,来改进工作流程。对它们进行适当的排序,一步紧跟一步。应使邮件分散化:首先,在邮件中心进行初分类,尔后投递至各分站。这样只需将邮件投递到各部门,不用在邮件中心按员工分拣邮件。


    在大公司,邮件投递分散化意义重大。但有些公司的企业文化不允许邮件中心采取这种方式来投递。比如说,在律师事务所,可能会有一些人希望将邮件发放到自己的办公桌上。但在其它地方,我们还是可以将邮件发到各分站,然后人们到分站去取自己的邮件。


    大多数的邮件中心都要处理邮件的接收和分发。接收邮件包括快递公司和邮局发来的传真和递送品。处理不同的邮件的要诀是相同的:以尽可能少的操作使其到达目的地。


    首先,你需要一张桌子来拣选邮件,最好桌下带有贮物柜。如果桌子上有围栏挡住邮件不往下掉就更好。桌子设计样式多种多样,有的桌子桌面可升高,桌面两边都有围栏。


    你还需要一张能放得下拆包机的桌子来拆邮件,需要有盖邮戳的地方,外加一个公布地址不详邮件的专栏。据Nelson称,有超过20%的邮件地址不够详细。你可以通过一个计算机数据库来查找姓名和部门,以便简化查找程序,将邮件发至目的地。


    Nelson建议,邮件接收和分发的功能应相互独立。从左到右工作的流程最为流畅:接收的邮件放到门口的左边,发出的邮件放到右边。为什么要“从左到右”呢?Nelson说:“你在整理发出的邮件时,希望在门口进行处理,同时又不会影响在门左边工作的人。”收邮件的处理原理一样:你不希望有人将其带入收件区而打扰在里面工作的人。


工效原则


    在邮件中心,工效原则非常重要。比如说,你可能希望桌子边角钝一点,垫得厚一点,以避免撞到它。将桌子高度调得适当,减少弯腰的频率。同样,还可以考虑放置物件的高度不应超过75英寸,因为许多人仅有5英尺高,不到6英尺,他们很难够得着这么高的物件。


    鉴于工作效率和设备两方面的原因,选择高度可调整的桌子非常有用。Nelson说:“你不知道何时需要一个站着的高度,何时需要一个坐着的高度,所以你的设备需要随时达到不同高度”。


    使用标准组件的桌子非常重要,因为你不知道什么时候需要搬动它,或重新摆放东西。比如说,你可能并不想一直使用一张永远是L型的桌子。


    如果你打算定做一些物件,许多制造商都愿意做。不过有这样的麻烦:如果你今年买了一两件物品,明年还要一件,价格可能会贵得多,因为定做物件的价格总是呈上涨趋势。


    设立邮件中心的另一件重要事项是照明问题。你需要有合适的照明才能让职员看清手头的活。灯光应设计在设备的恰当位置,使设备能得到更好的利用。不要想当然地对待贵公司的邮件中心。它的作用非常重要,你有义务使其发挥出应有的作用。


原文经许可重印自IOMA之Marketing Department Management Report,1999年登记版权。 http://www.ioma.com.版权所有。饶春平译。


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2019-12-13T23:34:20+08:002019-12-13 23:34:20|Categories: 业务员管理软件|Tags: , , |