【销售管理系统免费版】 沉默的杀手:你的电子邮件收件箱-翼发云

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【销售管理系统免费版】 沉默的杀手:你的电子邮件收件箱-翼发云

来源:销售管理系统免费版

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  中国的春节告诉我们今年是龙年。在他们的新书《Slay the E-Mail Monster》(杀死电子邮件大怪兽)之中,作者Mike Valentine和Lynn Coffman选择了亚洲龙作为封面装饰,用它象征着每个办公室员工和经理们都会面对的大怪兽问题。

  他们的建议是:在电子邮件这个大怪兽杀了你之前,杀掉它。对销售来说,没有时间可以被浪费在没有产出的事情上。如果你不断地陷入电子邮件的黑洞,就没有办法完成交易。

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  Valentine 表示,“在我们在丰田的生产力教练过程中,我们被要求对这家汽车制造商的办公室员工采用精益生产原则,包括将减少浪费的概念作为提高生产力的一种方法。”Valentine还表示,“我们和日本人学到了一个词:muda。这个词指的是浪费的行动或者是无法增加价值或者非生产性的行为。”

  他们发现知识工人们最大的muda就来自于电子邮件处理不当。

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  电子邮件无情地偷取我们的时间,每次只是一小块时间,可是积少成多,每个星期都会有数个小时的时间被浪费在上面。很多办公室的员工和经理们都是用生产工人无法做到的方式来弥补这种损失。通常,知识工人们都是在自己的时间里处理电子邮件的,这可能是晚上,也可能是周末。

  Lynn Coffman 表示,“工人倦怠是不可避免的结果。”Lynn Coffman还表示,“muda会杀了我们。”

  Valentine认为,精益原则在制造环境中取得的成功比在服务行业里更高。一个显而易见的重要原因是:制造流程可能会受到技术的影响,但是永远不会屈从于它。

  为了重新夺回对电子邮件的控制权,意识到它对生产力的真正障碍,作者建议你首先采取以下步骤:

  1. 意识到电子邮件仅仅是一种沟通工具。它不是一份工作。如果商业信息能够有效地通过其他方式沟通的话,你可能会希望这么做。如果使用得当,纸质沟通、电话和会议都同等有效。

  2. 和自己明确什么时间去打开邮箱,间隔多长时间开一次邮箱。关闭任何邮件到达的消息和提醒。这些消息总是看起来很紧急,可是很少真的有那么紧迫。信不信由你,黑莓和iPhone已经关闭了这些开关。

  3. 打开并且处理收件箱里的每一封电子邮件。收件箱不是文件柜。它只是你的一个邮箱,一旦你看完了一封邮件后,要么就删除,要么就把这封邮件移动到该去的地方。你永远都不会仅仅是因为你还没准备好付账就把没支付的账单塞回家里的邮箱里。所以也不要在电子邮件的收件箱上做这样的事。为正在处理的家务创建一个目录。

  4. 采用一些方法减少你收到的电子邮件的数量。如果你不希望看到所有的这些FYI(供参考)的邮件,你就应该告诉别人。要求别人把例外报告给你,而减少那些常规性的业务信息。减少那些和你的工作无关的通讯组。告诉别人你喜欢接受何种通信。

  5. 不要过度发送。清理你的通讯组列表。不要答复所有的信息。避免发送无用的FYI邮件。总是要注意你在自己的业务沟通中是否正确地使用了这种沟通工具。

  Valentine表示,“即使你是一名勤奋工作的知识工作者,我们的研究显示,你平均每周也要有八小时被浪费在电子邮件上。”他还表示,“采用以上步骤能够帮你节省下来这些时间,让你关注那些我们称之为价值工作:对你的成功最为重要的那些项目。”

  转自商业英才网

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2019-12-14T06:16:59+08:002019-12-14 06:16:59|Categories: 销售管理系统免费版|Tags: , , |