【如何做好客户管理】 巧用电子邮件报价效率高-翼发云

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【如何做好客户管理】 巧用电子邮件报价效率高-翼发云

来源:如何做好客户管理

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    请看下面这种情形是否曾在你办公室里出现:上午9点你打开在公司的电子信箱,看到一份发自欧洲某国进口商的询盘;你花半小时查证价格并打电话确认运费后,10点,你开始用Word97打一份报价单及公司业务简要介绍。这中间你又接听了几个电话、发了几份传真,并记起3天前有个客户还在等你答复。


    下午3点你准备发出打印在公司信签纸上的传真,但发现线路忙。打IDD电话给对方没人接,于是你决定第二天再发出这份传真。之后这一星期里,该客户一直没有什么反应,事实上他以后也再没和你联系过。


    上述情形是出口业务传统流程中一个典型例子。目前,中国上网用户人数4百万,这其中90%的用户最常用的网络服务是电子信箱服务,但多数只局限于收发朋友信件和贺卡;在因特网用户行业分布中,商业贸易人员的比例仅占了5.8%。


    而与此同时,当海外进口商被问及他们选择中国供货商最关注的要素时,除了答复质量、价格和交货期外,有7成以上的人会指出,“能否迅速有效地答复客户查询”也是重要因素。而电子邮件的有效使用,恰恰能促进交易过程迅速而有效地进行。


    使用电子邮件处理客人的查询有很多小技巧,包括答复时间的掌握、报价的格式、附件或通函的设置、客户的追踪等等。如果能在这种报价方式中显示出公司积极主动的一面,让客人觉得你富有实效,客人才可能和你继续交往下去。


定时查收,当天回复


    一家出口企业之所以在对外报价中使用电子邮件,除了省钱的动机外,很重要的一点是因为它的快捷。从客户的角度考虑,既然不受费用、线路和时差等因素的影响,如果他发出去的电子邮件几天后才有答复,是完全不可想象的。因此,当一个富有效率的出口商接到客户的电子邮件询购时,即使出于某种原因无法立即报价,也会在当天内给予对方一个答复。正如上海国际技术进出口公司副总经理周建华先生所说:“我们在电子信箱里见到客人查询时,基本都是当天答复。这样才会让他感觉我们有诚意,够专业。”


    电子营销专家认为,电子邮件报盘作为网上营销的一部分,很难使客户对合作伙伴的形象留下具体的认识。因此,高效答复询盘是使别人产生好印象的前提,拖得越久就对公司形象损害越大。一般客户查询合适的回复时间是24小时内,这就要求出口商养成习惯,一天查几次“收件箱”。


设计格式,突出形象


    有的出口商认为,电子邮件不同于打印在公司信笺纸上的文字图表,不利于突出公司形象。其实,只要掌握了软件使用技巧,完全可以制作出富于公司特色的电子邮件报价单。


    签名文档。如果运用合理,可使收件人对发件公司的大致情况一目了然。据了解,80%以上的中国电子邮件使用者尚未习惯使用邮件发送软件中的签名文档功能,而在电子邮件中插入一个签名文档,恰恰是将你的公司和别人区分开的一个有效途径。


    公司标志。一般都印在公司信笺纸上,如果想在电子邮件函电中也运用这个标志,你需要先用扫描仪将图表扫描下来,之后用Photoshop或Windows自带的画笔软件修改至合适的大小。之后就可以使用电子邮件软件撰写新邮件内的插入图片功能,将处理好的公司图标文件放在邮件内合适的部分。


    表格。这是报价中通常会用到的格式,电子邮件中使用的是纯文档,不利于编写报价中可能用到的表格,因此,按照约定的格式进行操作会方便收件人的阅读,给人留下良好的专业印象。


  

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2019-12-08T09:34:57+08:002019-12-08 09:34:57|Categories: 如何做好客户管理|Tags: , , |