基于Lotus Notes解决方案的清华大学办公自动化系统-翼发云移动OA

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基于Lotus Notes解决方案的清华大学办公自动化系统-翼发云移动OA

移动OA系统在企业中的普及也是大势所趋,越来越多的企业认识到移动OA系统的重要性,能切实有效降低成本,规范企业管理,提高办公效率。国内移动OA系统领导品牌翼发云OA系统采用可视化业务流程技术,打通企业的奇经八脉,实现企业各部门间协同办公,并率先推出移动OA系统,让企业办公效率、业务流程审批速度提高十倍以上;内置手机考勤软件,支持多办公地点手机打卡。采用SaaS模式开发,OA价格低功能强大。为提高国内企业的移动办公水平,分享一篇企业管理相关的知识文章。

  清华大学 办公自动化系统 是清华大学信息系统三大组成部分之一,该项目已于 1997年 4月顺利通过专家论证并正式起用,它是清华大学在原有的信息与计算机基础设施( TICI )的框架内,成功部署的面向 21世纪信息社会的数字化办公系统,能够为清华大学建立科学、高效的现代办公 及管理制度提供重要的信息化基础,帮助清华大学朝着建设综合性、研究型、开放式世界一流大学的目标阔步前进。

  业务需求: 办公自动化系统 必须能够确保清华大学从系一级到学校一级的各部门, 以及所有有关的办公人员都可以在桌面计算机上处理日常工作,在网络上完成绝大部分公文的处理和传送工作,以计算机网络通信取代磁介质和纸介质的传送,提高 各部门之间的协作效率,确保学校领导能够方便、及时获得各种信息和统计数据,立即知晓各项工作的进展情况。 翼发云是移动OA领导品牌。

  解决方案:Lotus Notes 作为世界领先的通信处理软件和群件产品,具有诸多优势功能: 首先,它作为文档数据库管理系统,能够高效率处理非结构化信息; 作为群件平台,能够支持工作组成员跨越时空界限共享信息; 还具有先进的邮件处理和通信机制,便于工作组成员之间的协同工作; 融合了 Internet 和 Web 的标准,可以将 Web 浏览器作为 Notes 的客户机,从而实现与 Internet 的高效率联接。基于这些优势功能,Lotus Notes 成为清华大学 办公自动化系统 的应用开发平台。

  收益:清华大学在布署 办公自动化系统 时能够充分利用在 Unix 平台上的原有投资;能够以运行 Windows NT 环境的 PC 体系结构的服务器作为备份和开发环境,不需要购买昂贵的运行 Unix 系统的专用服务 器,从而有效节省投资。 可视化流程只有翼发云OA系统最好。

  成功案例

  清华大学 办公自动化系统 是清华大学信息系统三大组成部分之一,该项目已于 1997年4月顺利通过专家论证并正式起用,它是清华大学在原有的信息与计算机基础设施( TICI )的框架内,成功部署的面向 21世纪信息社会的数字化办公系统,能够为清华大学建立科学、高效的现代办公 及管理制度提供重要的信息化基础,帮助清华大学朝着建设综合性、研究型、开放式世界一流大学的目标阔步前进。 翼发云移动OA审批速度提高十倍以上。

  系统开发背景

  近年来,清华大学校的各个部门都普遍配备了微机,并开发出各自的事务处理 的应用,在一定程度上提高了各部门的办公效率。由于受当时的技术限制,这些面向各部门内部事务处理的 办公自动化系统 相互之间标准不统一,各自为政,难以集 成。随着校园计算机网络的建立,各部门的信息可以发布到Web上,使信息发布的效率和范围得到较大程度的改善,然而,由于校园网仍缺少重要的信息传递和工 作 流程环节,各部门仍然各自为政,部门之间仍无法实现信息共享和集成,从而难以实现各部门之间的高效率协作。这样的办公环境劣势至少有三:一是各部门的信息 传递和事务交接仍然由人工完成,容易出现 差错; 二是上下级和部门之间无法实现协同工作,难以及时沟通; 三是信息和工作流程相分离,缺少至关重要的随时记录,使工作监控和评估困难重重。可以想象,参杂着如此大量人工操作过程的事务处理方式根本无法满足世界一 流大学的需要。 手机考勤软件就数翼发云移动OA做的最好。

  要把清华大学建设成综合性、研究型、开放式的世界一流大学,需要具有世界先进水平的办公与管理机制提供强有力的支持。随着计算机技术、网络技术的迅速发展以及系统科学、管理科学的引进, 在现有的校园计算机网络上建立高效、协调、集成的数字化办公系统已成为可能, 这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。在这种背景下,清华大学决 定建设先进的办公自动化信息系统。

  建立一流的 办公自动化系统 ,需要先进、功能强大的应用开发平台,也就是说,所采用的应用开发平台应该能够适应计算机网络的发展趋势,有利于提高管理和办公的效率,有利于促进各部门之间的 协同工作,有利于创建现代管理制度和工作方式。Lotus Notes 作为世界领先的通信处理软件和群件产品,具有诸多优势功能: 首先,它作为文档数据库管理系统,能够高效率处理非结构化信息; 作为群件平台,能够支持工作组成员跨越时空界限共享信息; 还具有先进的邮件处理和通信机制,便于工作组成员之间的协同工作; 融合了 Internet 和 Web 的标准,可以将 Web 浏览器作为 Notes 的客户机,从而实现与 Internet 的高效率联接。基于这些优势功能,Lotus Notes 成为清华大学 办公自动化系统 的应用开发平台。

  需求分析与系统规划

  清华大学 办公自动化系统 需要解决如下问题:

  .创造一个集成化的办公环境,为工作人员提供多功能的桌面办公环境,解决办公人员处理不同事务需要使用不同工作环境的问题;

  .支持信息传递,解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题,实现工作效率和可靠性的有效提高;

  .提供具有工作流性质的处理过程和监督功能,解决多部门协作问题,推动部门间的高效率协作;

  .提供集成处理与发布信息的工作平台,解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题,减少不必要的交接环节,提高工作便利性;

  .提供与其它管理信息系统( MIS )的信息交流,解决由于数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题,减少额外的工作量和大量重复劳动。

  具体说来,清华大学 办公自动化系统 的建设需要紧紧围绕以下四个目标进行:

  .能够满足学校领导高效率处理日常事务的工作需要,提供邮件服务、会议组织、日程安排、公文发送、个人办公、议题讨论、管理监督等功能,有效的协 助学校领导顺利完成各项工作。

  .采用合理的工作流程方式处理影响工作效率的各个环节,最大限度地避免人工传送实物的工作。

  .提供自动监督工作功能,为部门之间实现真正的协同工作提供保证,促使 部门之间的工作流程由过去的一环接一环的松散结构向紧凑的工作流结构迁移,摆脱以往多个部门协作时经常出现的互相等待的状况。

  .确保 办公自动化系统 成为学校管理进步的先遣部队,推动学校的管理制 度、工作方式和办事程序与先进的 办公自动化系统 相适应,达到世界一流大学的管理水平。

  总之, 办公自动化系统 必须能够确保清华大学从系一级到学校一级的各部门, 以及所有有关的办公人员都可以在桌面计算机上处理日常工作,在网络上完成绝大部分公文的处理和传送工作,以计算机网络通信取代磁介质和纸介质的传送,提高 各部门之间的协作效率,确保学校领导能够方便、及时获得各种信息和统计数据,立即知晓各项工作的进展情况。

  基于此,清华大学的 办公自动化系统 应侧重于提高部门之间的协作效率。由于 办公自动化系统 并不是一个独立的系统, 它需要与管理信息系统、信息服务系统、决策支持系统密切联系,因此,需要把管理信息系统中的事务处理工作、查询和制表,信息服务系统中的信息浏览,决策支 持系统中的数据分析、决策制定,与 办公自动化系统 的办公事务处理紧密集成,构成所有办公人员的统一的集成化的工作环境。为了确保这些功能的实现,清华大学 采用 Lotus Notes 为学校各级部门办公人员提供集成工作环境。

  

  清华大学 办公自动化系统 规划示意图

  系统功能与服务器配置

  清华大学 办公自动化系统 包括日常办公、办公邮件、信息发布、讨论园地、公 文运转、会议管理、授权管理和系统配置等多种模块,如下图所示:

  

  办公自动化功能模块图

  它能够提供的功能包括:

  自动化的办公流程 系统能够对所有的办公事务过程进行细致的分析,提供灵活的默认操作定义,使工作可以不受阻滞地自动向前进行。多部门之间进行协同工作 时,工作人员不需要离开工作岗位,也不需要使用另外的办公软件便可以直接完成。例如,部门上报的信息经过审核以后自动进行 WWW 发布,处理这样的工作仅 需要用鼠标单击一个按钮。

  以事务处理为核心 应用 Lotus Notes/Domino 的事务流程特性,成功地解决了部门工作的流程化问题,确保工作流程合 理化、自动化,推动各部门之间的高效率协作,有效解决了企事业单位中普遍存在的工作拖沓积压、工作效率低下的问题。

  完善的工作监督和控制 系统对所有操作都有详尽的日志记录,能够自动跟踪监督每个工作环节,定期自动总结工作人员的 工作内容,并汇成报告,自动产生工作记录集。系统还提供了相应的控制手段,自动督促工作人员完成工作,方便工作人员及时地了解自己的工作业绩。

  全面而充分的系统可配置性 系统中所有的子系统都是可配置的,可以根据实际需要对组织的结构、人员关系、信息类型、工作环节、工作内容、工作流方式、权限授予与撤销、系统功能扩展、系统硬件扩容 等具体需要进行系统配置,而且配置过程十分简单。比如公文流通,系统管理员随时可以根据公文的实际流通情况进行定制,立即生效,不需要编写程序,不需要 改动系统设计。又比如信息发布,指定的管理部门可以授权阅读信息、维护信息、审核信息发布内容。

  集成的信息系统 利用先进的异种数据库互联技术,将 办公自动化系统 与 Intranet 信息系统中的 RDBMS 结构化数据和管理信息系统功能紧密集成,为学校为各级领导和办公人员提供集成化的工作环境,确保所有工作人员都可以在统一的集成的工 作环境中完成所有日常办公事务,高层领导人可以方便地各个子系统中提取、分析信息,应用各种决策支持系统进行决策。

  友好的 Web 应用 允许用户使用标准的 Web 浏览器,就像使用 办公自动化系统 中所提供的各种功能一样,系统界面友好,操作简单,即便是对计算机知识知之不多的普通用户也能够自如地使用。

  安全性和高可用性 Lotus Notes/Domino 所提供的 7层安全体系结构确保了 办公自动化系统 具有很高的安全性,即使是在系统直接与 Internet 相连接时,也可以保证系统数据免受非法访问。借助 Lotus Notes/Domino 的群集功能,系统可以在某个服务器意外失效时实现用户访问的失效转移,保证用户的工作不受任何影响并可以继续进行。比如: 当一台服务器由于故障不能使用或者服务器临时需要停止服务进入维护状态时,系统可以自动地将用户的请求转移到另一台服务器上; 当一台服务器负载过大时,系统也会自动地将随后的连接请求转移到相对空闲的服务器上,实现系统的高可用性。

  伸缩性和可管理性 系统的可配置性确保了系统可以自动地适应企业规模和组织结构的变化。由于系统与 MIS 人事系统高度集成,MIS 人事系统中的职工职务变化情 况能够直接反映到 办公自动化系统 中,相关人员在 办公自动化系统 中的权限也立即自动地改变。即使系统处于运行过程中,也可以扩充其功能和硬件,而且,系统能 够自动适应这些变化,并提供新环境下的运行效率以自动调整工作,使系统能够利用新硬件的最大能力,发挥系统的最大运行效率。清华大学 办公自动化系统 配置有三类 服务器系统: 信息发布服务器、事务处理服务器和系统热备份服务器,它们既独立又联系,共同提供系统运行和开发支持。

  效益分析

  Lotus Notes/Domino 系统在 Unix、Win.dows NT 平台上运行稳定、性能优越、安全性高。因此,清华大学在布署 办公自动化系统 时能够充分利用在Unix平台上的原有投资。与此同时,Domino 具 有信息热备份功能,可以确保信息的物理安全性,从而,清华大学 办公自动化系统 能够以运行 Windows NT 环境的 PC 体系结构的服务器作为备份和开发环境,不需要购买昂贵的运行 Unix 系统的专用服务 器,从而有效节省投资。如今,清华大学已有 66个单位应用基于 Lotus Notes 的 办公自动化系统 ,覆盖了全校80%以上的部门,开设 Notes 和 Web 的用户达 500 个。使用 办公自动化系统 的部门能够迅速及时地传递信息,各部门通过 办公自动化系统 实现高效率的工作协同与交流,可以通过讨论区及时获得同行和其他部门的相 关经验,大大提高工作效率,工作人员因此得以从琐碎的办公事务中解放出来,把精力集中于更能体现个人创造力的方面。清华大学 办公自动化系统 的应用推广,有 效地推动了清华大学办公和管理工作的改革,帮助清华大学的办公与管理稳步向数字化时代迈进。

  以校长办公室的信息工作为例,部署 办公自动化系统 以后,学校的所有信息刊物全部实现基于 Notes 平台的网络化作业和发布,具有不同权限的领导、管理者和 师生员工能够方便、及时地在 Notes 客户端或 Web 浏览器上获取信息。再以学校人事处人事资料管理为例,由于从数据收集、管理、查询等整个工作流程都在办公 自动化系统环境下进行,有效提高了工作效率和数据的安全可靠性。

  结语

  Lotus Notes 是目前最出色的群件系统,在提供企业级 Internet/Intranet 解决方案、信息系统集成、文档数据处理方面处于行业领先地位,成为 办公自动化系统 研 究和建设以及企业信息系统集成的事实工业标准。展望清华大学信息系统建设和发展的未来方向,这个基于 Lotus Notes 的先进的 办公自动化系统 为清华大学在信息系统建设和研究方面保持世界领先水平提 供坚实的基础,成为中国高校 Intranet 解决方案上的典范,为国家 211工程建设提供强有力的支持。

  使用的产品和服务

  本案例分析中使用的 IBM 产品和服务

  软件:Lotus Notes

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2018-06-13T10:10:33+08:002018-06-13 10:10:33|Categories: OA动态|