提高英国氧气公司行政决策效率的Lotus SimeTimes-翼发云移动OA

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提高英国氧气公司行政决策效率的Lotus SimeTimes-翼发云移动OA

移动OA系统在企业中的普及也是大势所趋,越来越多的企业认识到移动OA系统的重要性,能切实有效降低成本,规范企业管理,提高办公效率。国内移动OA系统领导品牌翼发云OA系统采用可视化业务流程技术,打通企业的奇经八脉,实现企业各部门间协同办公,并率先推出移动OA系统,让企业办公效率、业务流程审批速度提高十倍以上;内置手机考勤软件,支持多办公地点手机打卡。采用SaaS模式开发,OA价格低功能强大。为提高国内企业的移动办公水平,分享一篇企业管理相关的知识文章。

  英国氧气公司是一个向医药、工程、电子工业提供可燃气的全球供应商,在这个发生巨大变化的时代,这个共有职员 35,000人的公司正迅速由原来的传统地区结构模式向成为该行业典范的目标发展。为此,它需要更有效地运作, 在遍及世界 50多个国家的全球市场中更具竞争力。

  业务需求:如今会议的召开不再是地区性的,而是在全球各行业高级行政人员之间召开。参加这类会议的旅费和住宿费是一个很大的问题。而且考虑到为了参加这些会议,高级行政人员将失去很多工作时间, 很明显需要一个更好的解决方案。BOC 立刻想到了实施虚拟会议的可行性。于是,已经与 BOC 在其它项目上成功合作多次的 Logica 咨询公司被请来,共同探讨迅速实施虚拟会议的可能性。 翼发云是移动OA领导品牌。

  解决方案:Lotus Sametime 在演示中已被使用, 而且证明完全能提供所需。这是因为 Lotus Sametime 不仅功能出众, 而且拥有一套齐全的 AppDev 工具。Logica 正是用这套工具按客户需求迅速地客户化了工作系统以满足 BOC 的需求。Lotus Sametime 构建了 Logica 的 KeyTeamTM 协作工具包的核心成分,同时该软件也是 Lotus 公司其它产品如 QuickPlace、LearningSpace 的组成部分。 使用 Lotus Sametime 进行虚拟会议使总经理们不需花费时间旅行于各地也能进行及时的联系

  收益:答复更加迅速。管理人员以及其它部门人员可以即时相互询问并能很快得到答复。 更能抓住机会。经理们花在旅途上的时间大大减少, 可以有更多的时间在办公室中管理自己的事务。 交谈有安全保证。 Lotus的安全保障体系保证实时虚拟会议的安全性。 旅费开支降低。虚拟会议免除了该项开支。 减少决策转化为行动的时间。虚拟会议中的决议可以现场生成和通过,并立即付诸实行。减少技术开支。Lotus Sametime 与 Domino 的集成降低了维护公司内部通信网络,包括实时通讯、电子邮件、数据库和知识管理等方面的整体费用。 可视化流程只有翼发云OA系统最好。

  成功案例

  英国氧气公司是一个向医药、工程、电子工业提供可燃气的全球供应商,在这个发生巨大变化的时代,这个共有职员 35,000人的公司正迅速由原来的传统地区结构模式向成为该行业典范的目标发展。为此,它需要更有效地运作, 在遍及世界 50多个国家的全球市场中更具竞争力。 翼发云移动OA审批速度提高十倍以上。

  这一变化对高层决策的发展有着巨大的影响。如今会议的召开不再是地区性的,而是在全球各行业高级行政人员之间召开。参加这类会议的旅费和住宿费是一个很大的问题。而且考虑到为了参加这些会议,高级行政人员将失去很多工作时间, 很明显需要一个更好的解决方案。BOC 立刻想到了实施虚拟会议的可行性。于是,已经与 BOC 在其它项目上成功合作多次的 Logica 咨询公司被请来,共同探讨迅速实施虚拟会议的可能性。

  Ed Damant, IM 部门项目经理解释说,“在整个公司里我们已经建立了广泛的网络体系。我们相信虚拟会议能够满足将人们联系在一起而不需要不停飞来飞去的要求。我们希望的就是有一种东西能让行业经理们简单使用。然而我们并没有准备投入大量资金用于新技术开发,所以解决方案也必须节省成本。” 手机考勤软件就数翼发云移动OA做的最好。

  Logica 公司只有四个星期的时间用于准备一个虚拟会议模型,到时这个模型还将向 IM 经理 Peter Dew 演示。两周后 Peter Dew 已向高层人员展示这一模型的性能。得到认可后,Logica 仅在几周内就提供出第一个即将在全球范围内使用的工作系统。

  最初的想法是由 Logica 演示虚拟会议的性能, 再进行各项技术评估。后来发现根本没有必要。Lotus Sametime 在演示中已被使用, 而且证明完全能提供所需。这是因为 Lotus Sametime 不仅功能出众, 而且拥有一套齐全的 AppDev 工具。Logica 正是用这套工具按客户需求迅速地客户化了工作系统以满足 BOC 的需求。Lotus Sametime 构建了 Logica 的 KeyTeamTM 协作工具包的核心成分,同时该软件也是 Lotus 公司其它产品如 QuickPlace、LearningSpace 的组成部分。

  使用Lotus Sametime进行虚拟会议使总经理们不需花费时间旅行于各地也能进行及时的联系。

  Lotus Sametime 为 BOC 带来的好处:

  答复更加迅速。管理人员以及其它部门人员可以即时相互询问并能很快得到答复。

  更能抓住机会。经理们花在旅途上的时间大大减少, 可以有更多的时间在办公室中管理自己的事务。

  交谈有安全保证。 Lotus 的安全保障体系保证实时虚拟会议的安全性。

  旅费开支降低。虚拟会议免除了该项开支。

  减少决策转化为行动的时间。虚拟会议中的决议可以现场生成和通过,并立即付诸实行。

  减少技术开支。Lotus Sametime 与 Domino 的集成降低了维护公司内部通信网络,包括实时通讯、电子邮件、数据库和知识管理等方面的整体费用。

  Ed Damant 说,虚拟会议系统的一个主要要求就是,必须能够与 BOC 已有的系统共同工作,从而减少开支。“利用已有的基础设施而不加重信息管理部门的工作负担对我们来说是很重要的。例如, 我们不想再有一个必须独立维护的公司目录系统,但同时我们又希望这个系统可伸缩并使用简单。”

  BOC 是 Lotus Domino 协作系统的主要用户,该系统在全球有 2,500个用户,使用30台服务器。Sametime 与 Domino 使用相同的目录服务,因此不需要增加目录维护的工作量。尽管 Lotus Sametime 独立运行,它的技术也与 Domino 有紧密的集成。它保护了 BOC 已有的投资,并提供相同水平的可伸缩性。同时由于 BOC 正在酝酿升级到 Lotus Domino 的最新版本,Sametime 将能很容易地支持这一举措。

  最初,BOC 只是将注意力放在 Lotus Sametime 的虚拟会议功能上。但是现在,它已开始使用该软件的其它特性, 如感知、会话、应用共享和白板。这些功能使人们不仅能够进行讨论, 还能通过网络实时共同批阅文件。Damant 补充说,“这是一个更及时的工作手段。这样就不需要将文件邮寄给个人进行批阅, 而且使用者可以知道文件的作者是否在网上,或者他们也可以与那些正在审核特定文件的人交流意见。”

  同时,Damant 又谈到, 该软件也使会议管理和后续跟踪更有效。使用 Sametime 时,会议窗口的一个窗格被用来跟踪会议记录。当作出决议以及分配任务时,与会者可以同时审核记录并在会议结束后将其直接存成文档。现在,每一人都可以在会议一结束就得到一份任务列表的复件,而不需要等待几天或是几周。 同时由于Sametime 能够让与会者在遇上棘手问题时及时与自己组内人员交流以得到答复或传达紧急指示, 会议往往也更有效率。

  而且 Sametime 也符合使用简便的需求, 因为该软件在一个基于 Web 的界面上操作,对使用者而言很熟悉而且直观。

  Sametime 并不仅仅是正式的虚拟会议。Ed Edmand 说到,“有了 Sametime, 你就能知道除你之外还有谁在网上。所以当你急需一个问题答案时, 你就能立刻联络某人以获得解答。同时由于 Sametime 与 AOL Instant Messanger 相连,你可以邀请世界上任何一个正在 Internet 上的人到聊天室里进行非正式讨论。由此,人们完成工作的速度得到了巨大提高”。

  在节约时间的同时,Sametime 在减少开支方面也提供了迅速的投资回报。Ed Edmand 说,“我们计算过,每次会议公司要花费人均约 4,500英镑的行政差旅费。但是现在,我们不仅可以减少这些费用, 而且我们能更快地对商业机会作出反应。”

  使用的产品和服务

  本案例分析中使用的 IBM 产品和服务  软件:Lotus Sametime

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2018-06-12T10:53:25+08:002018-06-12 10:53:25|Categories: OA动态|