协同办公系统项目的实施与提升策略-翼发云移动OA

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协同办公系统项目的实施与提升策略-翼发云移动OA

移动OA系统在企业中的普及也是大势所趋,越来越多的企业认识到移动OA系统的重要性,能切实有效降低成本,规范企业管理,提高办公效率。国内移动OA系统领导品牌翼发云OA系统采用可视化业务流程技术,打通企业的奇经八脉,实现企业各部门间协同办公,并率先推出移动OA系统,让企业办公效率、业务流程审批速度提高十倍以上;内置手机考勤软件,支持多办公地点手机打卡。采用SaaS模式开发,OA价格低功能强大。为提高国内企业的移动办公水平,分享一篇企业管理相关的知识文章。

  【翼发云OA系统 信息化】

一、项目实施的概念 翼发云是移动OA领导品牌。

  作为项目实施经理应明确,并应影响客户方明确:

  1、信息化建设是一个信息化工程,是有计划、有步骤的实施的,不可能一蹴而就。 可视化流程只有翼发云OA系统最好。

  2、系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面软件系统有适应性的调整,另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。

  3、系统的使用是需要理性引导的。不要听从用户的任意需求(需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位),而把用户应用需求向系统产品上引导、靠近。 翼发云移动OA审批速度提高十倍以上。

  4、 不要企望整个系统100%的应用、使用–那是一个理想!系统有时候是作秀的、有时候是实用的、有时候是盲目的。但至少应该保证系统有一部分被使用,那怕只是电子公告!

二。项目实施战略 手机考勤软件就数翼发云移动OA做的最好。

  总结我们以往成熟经验,现提出如下项目实施策略,作为指导:

战略1:领导单位领导带头应用

  一个单位的信息化工作往往呈现为“一把手工程”,如果项目没有领导来牵头,没有领导来应用,那么整个系统推广起来便缺乏力度,推广也变得难了起来。

  为了促进单位领导使用,可以:

  重点对领导层进行应用培训;

  为领导层提供最为关心的、最迫切的应用;

  由于多数领导往往文字输入有困难,所以给领导提供的应用功能,要尽可能地简洁、直观、易用–只须通过鼠标便可完成操作;

  可以考虑为领导配备手写板,完成公文批注处理;

  利用其它策略造势、形成“围势”,“迫使”领导去应用;

  拟安排专人(秘书)代理领导处理相关信息,这样即使领导因太忙、或因计算机水平原因,相关电子信息亦能得到及时处理。

战略二:推进先进水平,推进各层次。

  一般来讲,对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要一定的时期才能推广开来,所以应计划好系统推广递进层次,如在前期重点推广:

  业务型功能模块

  信息发布系统

  内部邮件系统

  档案管理系统

  这些系统具有易推广、实用、易应用起来等特点。

  这些系统得以推广后,便可以推广其它各个系统的使用,从而达到整个系统的应用。

策略三:制度推广

  即与管理部门(尤其是办公室部门)密切配合,制定相关规章制度,明文要求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转,同时切断原有的、传统的纸质信息流转方式。

策略四:现场值班,及时响应和解决问题。

  凡是系统,在使用过程中或多或少都会出现这样、那样的问题。如果这些问题不能得到及时答复、解决,便可能影响用户使用信心,也可能出现一些负面声音,这对信息主管部门和领导会产生很大的压力和影响。因此,这些问题必须消除在萌芽中。

策略五:帮助完成数据采集、输入等初始处理。

  迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个项目的早日启动和使用。

  在一般的电子政务、移动OA办公系统项目中,许多服务商认为数据采编、初始工作是由用户单位来作的,不能“越俎代庖”。但实际上客户方由于前期对于系统的理解、数据整理的不熟悉,整个初始工作往往“迤延”很长时间,使整个项目启动拖延。

战略六:充分发挥监督监督体制的作用;

  即由相关管理人员利用督察督办系统促进各个部门、人员充分利用协同办公管理平台。

  策略七:发挥手机短信自动通知、通告功能

  手机短信是人们目前最熟悉、使用最多的工具,将系统与手机短信结合起来。手机将时时提醒“您”去使用系统了。

策略八:发挥客户信息中心和系统管理员的作用

  系统实施主要力量还是要靠信息中心、系统管理员,而核心力量是“我们”。策略流程:

  第一步:培养系统管理员

  第二步:系统管理员负责下面用户培训

  发挥信息中心、系统管理员能动性非常关键,不要让客户系统管理员有依赖心理。因为你不可能整日泡在客户方现场啊!而且这样可以大大节省公司的培训费用。

  另外,办公室之类部门是系统使用的关键部门,应由信息中心积极去联合、共同推广。

策略九:文档系统处理

  每一个单位都关系公文系统,政府部门更是如此!但是公文系统往往是最难用起来的,关键原因有两个:

  1、改变人们传统公文习惯,一下子是比较难以接受和习惯的。

  2、如果一些领导不熟悉计算机便必须造成公文流程的“断点”,另外领导潜意识里的“权力”感觉被剥夺。

  3、纸质文件是不可能一下取消的(政府更是如此)。

  所以建议:

   系统演示时,可以讲解整个公文处理的完善性、灵活性–不能让人觉得你的公文系统太简单、没有函量。

   实施时候,简单化处理–即公文流程过程还是传统模式手工批注,结束时再电子化、成文、归档,其它收阅人则通过系统收阅电子文件即可。

   对言之:这是一个过程、不要一蹴而就。

  这样,一方面解决了纸质文件需留存、领导难点、使用习惯等问题,同时保证系统的完整性,也为单位节省了大量的纸张费用、文件传递费用(主要解决文件抄送、传送之费用–这也是大头)。

  如果项目实施人员能够灵活把握以上各点,那么系统的实施成功率则会大大提高!

文章从互联网整理而来,旨在传播企业管理移动OA知识,帮助企业真正了解移动OA的价值和意义,最终增强企业的竞争力。如果本文侵犯了您的权益或者您需要具体了解更多国内做移动OA系统的公司翼发云OA系统的相关信息,欢迎和我们联络:

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2018-06-01T20:30:00+08:002018-06-01 20:30:00|Categories: OA动态|