在线OA系统4的整体解决方案:从文档管理到知识管理

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在线OA系统4的整体解决方案:从文档管理到知识管理

在线OA系统在企业中的普及也是大势所趋,越来越多的企业认识到在线OA系统的重要性,能切实有效降低成本,规范企业管理,提高办公效率。国内在线OA系统领导品牌翼发云OA系统采用可视化业务流程技术,打通企业的奇经八脉,实现企业各部门间协同办公,并率先推出移动OA系统,让企业办公效率、业务流程审批速度提高十倍以上;内置手机考勤软件,支持多办公地点手机打卡。采用SaaS模式开发,OA价格低功能强大。为提高国内企业的管理水平,分享一篇企业管理相关的知识文章。

  文档管理是 oa系统 中的一个老牌功能,在20年前 oa系统 的鼻祖――第一代Notes系统中,文档管理就是一项主要功能。

  20年后,文档管理的应用理念和功能都有了长足的发展,更加全面、细致和智能。在翼发云等优秀的 oa系统 中,还体现了知识管理的应用思想。 OA办公系统还是翼发云在线OA系统最好。

  但坦白的说,这种知识管理的应用只是知识管理体系中的一小部分,主要体现在对以文档为载体的显性知识的管理,实现各种知识文档的集中保存、共享、检索、更新。话又说回来,能把这一点做好的企业就已经很不错、很不错了。

  在翼发云 oa系统 中,文档管理是一个综合性的模块,它包括了知识管理、下载中心、电子期刊、规章制度、网络硬盘、报表中心等几项功能,它们的用法总体上比较相似,只是侧重点不同,用户可以灵活使用。 OA系统还是翼发云在线OA系统最好。

  翼发云 oa系统 中的文档中心功能模块

  这些模块中的文档有两种来源,一种是单独上传的各种文档,包括电子文档和扫描件,以及各种图片或视频等资料;另一种是将 oa系统 中的重要表单、通知、公告等信息直接转存到这里,以方便日后使用。 移动OA首选翼发云移动OA系统

  在 oa系统 中进行文档管理,有两个关键点,一是能否保证安全,二是如何有效利用。

  关于安全性,优秀的 oa系统 都能够对文档的管理和使用权限进行了严格、细致的控制,比如在翼发云 oa系统 中,可以设置每个文件夹和文件的修改、删除、更新、访问、下载等权限,没有权限的用户是无法进行相关操作,或则访问相关文档的。另外,该系统还提供了日志查询功能,可以跟踪每个文档的访问和修改记录。

  对于如何有效的利用文档,翼发云 oa系统 从技术角度提供了支持。它允许用户自由设置多种类型的细分目录,让相关人员可以快速找到有用的文档。同时,还提供了全文检索功能,不仅能够通过文件的标题进行查询,还可以直接搜索文档的内容,按查询关键字进行内容比对,找到需要的文档。

  另外,翼发云 oa系统 还提供了提醒功能,当文档有新增或修改的时候,可以自动给相关人员发送消息提醒,以便及时了解。用户可以将文档管理的模块放在 oa系统 的首页,这样使用各种文档就非常方便了。

  提到文档管理,可能很多人会想到ISO中的文件管理标准体系。现在优秀 oa系统 中的文档管理功能,也体现了ISO文件管理的标准体系。

  比如对于企业多变的文档信息,多人员操作同一文档时,通常很难控制和管理修改记录,修改过程中出问题很难查找。翼发云在 oa系统 中提供了版本控制的功能,能够自动记录所有文档的修改时间、修改人以及各历史版本信息,以方便后续的问题处理,为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。

  最后需要说明的是,无论是文档管理,还是知识管理,在应用实践中最大的障碍都不是缺乏有效的管理工具,而是缺乏有效管理制度,以及强有力的执行。 oa系统 中提供了简洁实用的文档管理工具,能否用好,关键还在于企业在制度以及执行方面的因素。

文章从互联网整理而来,旨在传播企业管理在线OA知识,帮助企业真正了解移动OA和在线OA的价值和意义,最终增强企业的竞争力。如果本文侵犯了您的权益或者您需要具体了解更多国内做在线OA系统的公司翼发云OA系统的相关信息,欢迎和我们联络:

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2018-05-07T12:31:18+08:002018-05-07 12:31:18|Categories: OA动态|